KAREL TEL SANAYİ ANONİM ŞİRKETİ
KIŞISEL VERILERIN KORUNMASI VE İŞLENMESI POLITIKASI
Veri sorumlusu olarak KAREL TEL SANAYİ ANONİM ŞİRKETİ (“Karel” veya “Şirket”) için müşterileri, çalışanları ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunması, büyük önem arz etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için işbu Politika ve diğer yazılı politikalar ile hedeflenen; Karel ile ilişki kuran müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurum çalışanlarının, dahil olduğumuz şirketler topluluğu çalışanlarının ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.
Bu kapsamda, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için Karel tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
Bu Politikada kişisel verilerin işlenmesi süreçleri için Karel tarafından benimsenen, aşağıda belirtilen temel prensipler açıklanacaktır:
Bu Politikanın temel amacı, Karel tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda şirketimizin ilişkili olduğu kişilere karşı şeffaflık sağlamaktır.
Bu Politika; müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
Karel, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
4.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimin Engellenmesi için Alınan Tedbirler
Karel, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak ve hukuka aykırı erişimin engellenmesi için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
4.1.1. Teknik Tedbirler
Karel tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak ve hukuka aykırı erişimin engellenmesi için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
4.1.2. İdari Tedbirler
Karel tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi ve hukuka aykırı erişimin engellenmesi için alınan idari tedbirler:
4.2. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi
Karel tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümler içeren ek sözleşmeler yapılmaktadır. Bunlarla birlikte Karel işe alım süreçlerinde ve kurum içi disiplin politikalarında personelleri ile kişisel verilerin korunması tedbirlerine uyulmasına yönelik sözleşmeler yapmaktadır.
Karel, KVK Kanunun 13. maddesi gereğince ilgili kişi taleplerine karşı veri sorumlusu olarak, kişisel veri envanterinin eki mahiyetindeki Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü ve kanunda belirtilen başvuru koşullarını taşımayan başvurular için yazılı şablona yönlendirme prosedürleri oluşturulmuştur. Bu prosedürlere uygun olarak gerekli işlemlerin yapılabilmesi adına teknik hazırlıklar yapılmıştır.
Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini; kimlik ibrazı ile şahsi başvuru ile, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Karel’e daha önce bildirilen ve Karel’in sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla Karel’e kimlikleri teyit edilebilir bir biçimde iletmeleri durumunda Şirket, talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak cevaplandıracaktır. Bu hususta detaylı açıklama aşağıda, bu politikanın 20. maddesinde yapılmıştır.
Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin, bu prosedüre uygun olarak yapacakları başvuru ile kendilerine ait kişisel verilerin tüm işlenme süreçleri, amaçları ve aktarım bilgileri de dahil kanunun ilgili maddesindeki tüm hakları talep edebileceklerdir.
KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Karel tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Karel tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Karel bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.
Karel, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için çalışanlarına, gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
Karel, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, kamu sağlığının korunması gözetilerek, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. Karel, kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir. Karel, müşterilerine, çalışanlarına, ziyaretçilerine, tedarikçi firma çalışanlarına ve üçüncü kişilere ait kişisel bilgileri; kimlik bilgileri (ad, soyad, TC kimlik numarası, cinsiyet, yaş, doğum tarihi), iletişim bilgileri (e-mail adresi, telefon numarası adres bilgisi, IP adresi), meslek verisi, görsel ve işitsel veri, eğitim verisi, aile bireyleri verisi, din bilgisi, dernek/vakıf/ sendika üyeliği şeklinde kişisel verileri işlenmekte ve bu verileri işlerken, burada sayılan kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin Karel’in hizmetlerinden etkin yararlanabilmesi, ürün ve hizmet çeşitliliğinin geliştirilebilmesi ile bu hizmetlerin sonucu olarak pazarlama, yeniliklerden haberdar edilebilmelerinin yanı sıra sözleşmelerin ifası, işin yerine getirilmesi ve mali/hukuki/ticari yükümlülükler çerçevesinde işlemektedir.
Karel, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aydınlatmaktadır ve rıza alınması gereken durumlarda ilgili kişilerinden rızalarını talep etmekte, bu kişisel verileri aşağıda belirtilen kriterleri esas alarak işlemektedir.
8.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Karel, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca Karel veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almaktadır.
8.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, Karel açısından ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından gereklidir. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında Karel’in aktif özen yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu sebeple Karel tarafından kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel olarak tutulması için bütün iletişim kanalları açıktır.
8.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Karel, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Karel, yürütmekte olduğu faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar kişisel veriyi işlemektedir.
8.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Karel, kişisel verileri, iştigal konusu ile ilgili ve işinin yürütülmesi için gerekli olan amaçlar dahilinde işlemektedir. Bu sebeple Karel, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.
8.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Karel, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Karel öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ve Karel’in yayınladığı Kurum İçi Saklama Politikasında belirtilen süre kadar saklamaktadır. Karel kişisel veri envanterindeki saklama sürelerini esas almakta olup, burada belirtilen süreler sonunda Kanun kapsamındaki yükümlülükler çerçevesinde kişisel veriler, verinin niteliğine ve kullanım amacına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.
Karel, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Karel, veri sorumlusunun kimliği, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin sahip olduğu haklar konusunda ilgili kişinin niteliğine ve veri işleme sürecine göre aydınlatma yapmaktadır. Bu kapsamda Şirket içerisinde ve personelin ortak kullanım alanlarında kolayca görebilecekleri Ön Aydınlatma Bilgileri ve Aydınlatma Metinleri yerleştirilmiştir. Karel web sitesinde bu politika ile birlikte müşteri aydınlatma metni, çerez politikası, başvuru formu da yayınlanmıştır.
Karel, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, ilgili kişinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Karel tarafından, KVK Kurulu’nca yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere kişisel veriler aktarılabilmektedir. Aktarım sebepleri aşağıda açıklanmıştır:
Karel nezdinde, Karel’in meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki kişisel verisi işlenen ilgili kişilerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.
Karel, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır. Bu kapsamda Karel kişisel veri envanteri içerisinde aşağıdaki türlerde veri kategorileri bu türlerle sınırlı olmamakla beraber bulunmaktadır.
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU | KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA |
İletişim Verisi | Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur (Telefon, adres, e- posta, IP adresi). |
Kimlik Verisi | Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Ad soyad, TCKN, anne adı, baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, cüzdan seri no, kimlik fotokopisi, vergi no, sgk no, uyruk verisi, çalışan kartı). |
Özlük Verisi | Bu veri kategorisi personel özlük dosyasında yer alan veri türlerini ifade etmektedir. ( SGK İşe Giriş Bildirgesi, Meslek yeterlilik belgesi, Bordro Bilgileri, Özgeçmiş) |
Görsel/İşitsel Veri | Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur (Fotoğraf, ses kaydı, kamera kaydı, ehliyet fotokopisi/taraması, kimlik fotokopisi/taraması, pasaport fotokopisi/taraması). |
Fiziksel Mekan Güvenliği: | Bu veri kategorisi Çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, Kamera kayıtları gibi veri türlerini ifade etmektedir. (Görüntü kayıt, Kameralar) |
Dijital İz Verisi | Kişiye ait bilgilerin işlenmesi sonucu oluşan dijital izlerin bulunduğu veri grubudur (Log). |
Finansal Veri | Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Banka hesap no, iban no, kart bilgisi, banka adı, finansal profil, mail order formu, kredi notu). |
Mesleki Veriler | Kişinin mesleğine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Çalıştığı kurum bilgisi, meslek odası sicili). |
Eğitim Verisi | Kişiye ait eğitim verilerinin bulunduğu veri grubudur (Diploma notu, diploma fotokopisi/taraması). |
İmza Verisi | Kişiye ait imza bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Islak imza, e- imza , imza fotokopisi/taraması). |
Lokasyon Verisi | Kişiye ait konum bilgisinin bulunduğu veri grubudur. |
Vize/Pasaport Verisi | Kişiye ait vize/pasaport bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Vize bilgisi, pasaport fotokopisi/taraması). |
Kılık Kıyafet Verisi | Kişinin giyim kuşamına dair ayırt edici özelliklerin bulunduğu veri grubudur (Kılık Kıyafet satın alma geçmişi, giydiği ayırt edici kıyafetler). |
Sağlık Bilgileri | Kişinin sağlık bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. (Kan Grubu, Medikal Geçmiş, Konsültasyon Raporu, Uygulanan Tedavi Yöntemi, Hastalık Türü, İlaç Bilgisi, Tıbbi Değerler, Tahlil – Tetkik Sonuçları, Muayene Bilgisi ) |
Askerlik Verisi | Kişiye ait askerlik bilgisinin yer aldığı veri grubudur. |
Ceza Mahkumiyeti Verisi | Kişinin geçmişinde aldığı yaptırımlara ilişkin veri grubudur (Ceza Kovuşturmaları, Adli Sicil Kaydı). |
Karel, veri işleme faaliyetleri kapsamında ve şirket içinde kullanılan veri türlerini esas alarak oluşturduğu Karel Kişisel Veri Envanteri’nde yukarıdaki tabloda gösterildiği üzere ve Karel Veri Saklama ve İmha Politikası ile tespit etmiştir.
Karel, KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu amaç ve koşullar şunlardır:
Karel, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır.
Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler Karel’in o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak, Karel’in uygulamaları ve sektörün teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklanmakta, daha sonra verinin niteliği uyarınca Karel tarafından oluşturulmuş Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş, ilgili mevzuat ve Karel’in belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse, kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Karel’e yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Karel, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel verisi işlenen ilgili kişiye bildirmektedir.
Karel, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin kişisel verilerini aşağıda sıralanan paydaş kategorilerine aktarılabilir:
Aktarım kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir:
Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler | Tanımı | Veri Aktarım Amacı |
İş Ortağı | Karel’in ticari faaliyetlerini yürütürken muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu tarafları tanımlamaktadır. | İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak |
Tedarikçi | Karel’in ticari faaliyetlerini yürütürken Karel’in emir ve talimatlarına uygun, sözleşme temelli olarak Karel’e hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır. | Karel’in tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Karel’in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Karel’e sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır. |
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | Mevzuat hükümlerine göre Karel’den bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları tanımlamaktadır. | Kamu kurum ve kuruluşlarının talep ettiği ve hukuki dayanak sundukları durumlarda amaçla sınırlı olarak aktarılmaktadır. |
16.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi
Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca biridir. Açık rıza dışında, kanunda belirtilen şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.
İşlenme Şartları | Kapsamı | Örnek |
Kanun Hükmü | Vergi Mevzuatı, İş Mevzuatı, Ticaret Mevzuatı vb. | Çalışana ait özlük bilgilerinin mevzuat gereği tutulması. |
Sözleşmenin İfası | İş Akdi, Satış Sözleşmesi, Hizmet Sözleşmesi, Taahhütnameler vb. | Karel’in ürünleri konulu satış sözleşmesi yapılması. |
Veri Sorumlusunun Hukuki Sorumluluğu | Mali ve İdari Denetimler, Sosyal Güvenlik Mevzuatı, Sektör Odaklı Regülâsyonlarla Uyum. | Sosyal Güvenlik Kurumu gibi alanlara özel denetimlerde bilgi paylaşımı yapılması. |
Aleniyet Kazandırma | İlgili kişinin kendisine ait bilgileri umumun bilgisine sunması. | Kişinin, acil durumlarda ulaşılması için iletişim bilgisini ilan etmesi. |
Hakkın Tesisi, Korunması, Kullanılması | Dava açılması ve talep/şikâyet olması vb. işlerde kullanılması zorunlu veriler. | İşten ayrılan bir çalışana ait gerekli bilgilerin dava zamanaşımı boyunca saklanması. |
Meşru Menfaat | İlgili kişinin temel haklarına zarar gelmemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olması halinde veri işlenebilir. | Çalışan bağlılığını artıran ödül ve primler uygulanması amacıyla veri işlenmesi. |
Karel tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Karel binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.
Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması suretiyle Karel tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yapılmaktadır.
Karel, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır. Bu izleme faaliyeti, KVKK ve Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Bu kapsamda kamera ile izleme yapıldığı bilgisi, tüm çalışan ve ziyaretçilere duyurulmakta ve kişiler aydınlatılmaktadır. Bildirim yazıları izleme yapılan alanların girişlerine asılmaktadır. Karel tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
17.1. Karel Binasında, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Misafir Giriş Çıkışlarının Takibi
Karel tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politikada belirtilen diğer amaçlarla, Karel binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Misafir olarak Karel binalarına gelen kişilerin kimlik verileri elde edilirken ya da Karel nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu ilgili kişiler bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş- çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişinin kişisel verileri fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.
17.2. Karel Tesislerinde Personele Sağlanan Yazılımlara Erişimlerine İlişkin Log Kayıtlarının Saklanması
Karel tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politikada belirtilen diğer amaçlarla, bina ve tesisler içerisinde kalınan süre boyunca talep eden ziyaretçilere internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre tutulmakta, bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi halinde veya Karel içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.
Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde, KVK Kanunu’nun 7. maddesinde ve Kurul tarafından çıkarılan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Karel’in kendi kararına istinaden veya kişisel ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Karel bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir politika oluşturmuş olup, bu politika uyarınca verinin niteliğine göre imha yapmaktadır.
Karel, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel ilgili kişinin haklarını kendisine bildirmekte ve 11. maddede düzenlenen bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel verisi işlenen ilgili kişiye yol göstermektedir ve Karel, ilgili kişilerin haklarının değerlendirilmesi ve ilgili kişilere gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.
19.1. İlgili kişinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması
19.1.1. Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin hakları
Kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
19.1.2. Kişisel Verisi İşlenen İlgili Kişinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller
Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, bu konularda 20.1.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:
KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel verisi işlenen ilgili kişiler zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 20.1.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:
19.1.3. Kişisel İlgili kişinin Haklarını Kullanması
Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler bu Politikada belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Forumu’nu doldurup imzalayarak Karel’e ücretsiz olarak iletebileceklerdir. Bu konuda kapsamlı düzenleme Karel Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü, Karel müşteri aydınlatma metni ve içerisinde yapılmıştır.
Yukarıda sayılan başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda, ilgili kişinin;
ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir. Başvuru formu doldurmadan yapılacak başvurularda burada sayılan hususların eksiksiz olarak Karel’e iletilmesi gerekmektedir.
Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
Karel, işbu belge ile ortaya koyulan esasları, Karel bünyesindeki diğer veri varlıklarına ilişkin politikalar ve kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda iç kullanıma yönelik alt prosedürleri temel alarak oluşturmuştur.
Karel tarafından KVK Kanunu düzenlemelerine uygun hareket edilmesini ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın yürürlüğünü sağlamak için yönetim yapısı kurulmuştur.
Karel bünyesinde işbu Politika ve bu Politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere Kişisel Verileri Koruma Komitesi, Şirket üst yönetiminin kararı gereğince görevlendirilmiştir.
Bu Komitenin kişisel verilerin korunması ile ilgili görevleri aşağıda belirtilmektedir:
KAREL DEMİR TEL SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (veri sorumlusu)
Yeni Foça Yolu Üzeri, 19.Cadde No:3 Aliağa/İzmir
EK-1 TANIMLAR
Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Başvuru Formu : Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren “6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince İlgili Kişi (Kişisel İlgili kişi) Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu”.
Çalışan Adayı : Karel’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini açmış olan gerçek kişiler.
İşbirliği İçinde Olunan Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: Karel’in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksın) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek ve tüzel kişiler.
İş Ortağı: Karel’in ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; müşteri, personel…
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Tedarikçi: Karel’in ticari faaliyetlerini yürütürken Karel’in emir ve talimatlarına uygun, sözleşme temelli olarak Karel ’ya hizmet sunan taraflar.
Üçüncü Kişi: Politika kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri politika kapsamında işlenen gerçek kişiler. Örneğin; aile bireyleri, eski çalışanlar,…
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Örneğin; Karel bünyesinde çalışan departmanlar vb.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi. Bu politika kapsamında Karel Tel Sanayi Anonim Şirketi veri sorumlusudur.
Verilerin Silinmesi: Şirket içindeki tüm ilgili kullanıcıların, kişisel veriye erişimin engellenecek şekilde şifrelenmesi ve sadece veri koruma sorumlusunun bu şifreye sahip olması durumunu ifade etmektedir.
Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verinin bir daha geri döndürülemeyecek bir biçimde fiziksel olarak veya teknolojik yöntemlerle tamamen ortadan kaldırılması durumunu ifade etmektedir.
Ziyaretçi: Karel’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.
EK-2 KVK KANUNU’NUN UYGULANMASI BAKIMINDAN ÖNEM ARZ EDEN TARİHLER
7 Nisan 2016 tarihi itibariyle Karel aşağıdaki yükümlülüklere uygun hareket etmektedir: (i) Kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili genel kurallar ve ilkeler, (ii) Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin aydınlatılmasına ilişkin yükümlülükler, (iii) Veri güvenliğinin sağlanmasına ilişkin yükümlülükler.
7 Ekim 2016 tarihi itibariyle aşağıda sıralanan düzenlemeler yürürlüğe girecek ve Karel bu düzenlemelere uygun hareket edecektir: (i) Kişisel verilerin üçüncü kişilere ve yurtdışına aktarılmasına ilişkin hükümler, (ii) Kişisel verinin sahibi olan kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin, Karel’e karşı başvuru haklarını (kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, aktarıldığı kişileri öğrenme, düzeltme talep etme) kullanmasına ve KVK Kurulu’na şikayette bulunmasına ilişkin düzenlemeler.
7 Nisan 2017 itibariyle (i) 7 Nisan 2016 tarihinden önce hukuka uygun olarak alınmış rızalar, kişisel verisi işlenen ilgili kişiler tarafından aksine bir beyanda bulunulmaması halinde KVK Kanunu’na uygun kabul edilecektir. (ii) KVK Kanunu’na ilişkin yönetmelikler yürürlüğe girecektir.
7 Nisan 2016 tarihinden önce işlenmiş kişisel veriler, 7 Nisan 2018 tarihine kadar Karel tarafından KVK Kanunu’na uyumlu hale getirilecek, silinecek veya anonim hale getirilecektir.